Cómo pedir la factura de Booking (y de Airbnb) a nombre de tu empresa

Reservaste el hotel del viaje de trabajo en Booking, marcaste «viaje de trabajo» y ahora tu empresa o tu gestoría te piden la factura. Buscas en el correo y sólo encuentras la confirmación de la reserva. Es lo normal: Booking no emite la factura del alojamiento. Te contamos quién te la tiene que dar y cómo pedirla bien.

Quién emite la factura en Booking

Booking es un intermediario: te pone en contacto con el hotel, pero quien te presta el servicio, y quien tiene que hacerte la factura, es el alojamiento.

• La confirmación de la reserva no es una factura. Te sirve para demostrar que reservaste, pero no como justificante fiscal.
• Si pagaste a través de Booking, puede que recibas un justificante de pago. Tampoco es la factura del hotel.
• La factura completa, con tus datos o los de tu empresa, la emite el hotel, normalmente al terminar la estancia.

Cómo pedirla, paso a paso

1. Al reservar

• Si Booking te pregunta si viajas por trabajo, márcalo. En algunas reservas te deja indicar los datos de la empresa para que el alojamiento los tenga.
• Aprovecha el campo de peticiones especiales para escribir: «Necesito factura a nombre de [empresa], NIF [número], dirección [dirección fiscal]». Así el hotel la puede preparar antes de que llegues.

2. Después de reservar, desde Booking

• En el correo de confirmación o en Mis reservas, busca la opción de solicitar factura o de enviar un mensaje al alojamiento.
• Escribe los datos fiscales completos y el correo donde quieres recibirla.
• El alojamiento te la envía, en general, después del check-out.

3. En el hotel

• Al hacer el check-in, recuerda en recepción que necesitas factura a nombre de la empresa, y deja los datos por escrito.
• Al hacer el check-out, pide que te la den o te la envíen por correo antes de irte. Es el momento en que más fácil es corregir un error.

Datos que tienes que dar

• Razón social o nombre completo, tal como figura en Hacienda.
• NIF o CIF.
• Dirección fiscal.
• El correo donde quieres recibirla.

Si reservas con Booking for Business

Booking tiene una versión para empresas, Booking.com for Business, en la que la empresa centraliza las reservas de sus empleados. Ahí puedes indicar el número de IVA de la empresa al pagar y pedir la factura desde el panel de reservas, que envía un mensaje al alojamiento. Aun así, quien emite la factura sigue siendo el hotel.

¿Y en Airbnb?

En Airbnb hay dos partes, y cada una tiene su factura:

• El alojamiento lo factura el anfitrión. Pídeselo por la mensajería de Airbnb con los datos de tu empresa. Si el anfitrión es una empresa o un profesional, te hará factura sin problema; muchos anfitriones particulares no tienen costumbre de emitirlas, así que pregúntalo antes de reservar si la necesitas sí o sí.
• La tarifa de servicio la factura Airbnb. Para que salga con los datos de tu empresa, añádelos en tu cuenta antes de confirmar la reserva: Airbnb no modifica ni vuelve a emitir sus documentos una vez generados.

Errores que salen caros

• Dar por buena la confirmación de Booking o Airbnb. No es una factura: con ella no puedes deducir el IVA y muchas empresas no la aceptan para el reembolso.
• Pedir la factura semanas después. El hotel puede tardar o no atender la petición. Lo ideal es pedirla al reservar y recordarla en el check-out.
• Un NIF o una razón social mal escritos. Una factura con datos erróneos no te sirve para deducir el IVA. Revísala en cuanto llegue.
• Olvidar los extras. Desayuno, parking o minibar pueden ir en otra factura. Pídelos todos juntos.

Consejo: guarda la factura del hotel junto al resto de gastos de ese viaje (billetes, taxis, comidas) y asígnala al cliente o proyecto. Para el resto de billetes, mira cómo pedir la factura de tu vuelo o tu tren, y si te pierdes con los tipos de justificante, ticket o factura.

Todo el viaje, en un solo sitio

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Los procedimientos de Booking y Airbnb cambian a menudo. Si algo no cuadra, revisa la sección de ayuda de su web o pregunta directamente al alojamiento.