Plantilla de nota de gastos en Excel, gratis (con kilometraje y dietas 2026)

Si cada mes tienes que entregar una nota de gastos, no empieces de cero. Hemos preparado una plantilla de Excel gratuita, pensada para viajes de trabajo, que hace las cuentas por ti.

Descargar la plantilla de nota de gastos (Excel, gratis)

Funciona en Excel, Google Sheets, Numbers y LibreOffice. No hace falta registrarse.

Qué incluye

La plantilla tiene tres hojas:

• Nota de gastos: una fila por gasto, con fecha, concepto, categoría, proveedor, proyecto o cliente, importe, forma de pago y justificante. Arriba, el resumen: total de gastos, kilometraje, anticipos recibidos y lo que te tienen que devolver.
• Kilometraje: para los desplazamientos en tu coche. Pones los kilómetros, los peajes y el parking, y calcula el importe a 0,26 € por kilómetro, lo que está exento de IRPF en 2026.
• Dietas 2026: la tabla de importes exentos de manutención, con y sin pernocta, en España y en el extranjero, para tenerla a mano.

Lo que hace por ti

• Suma por categoría: transporte, taxi, alojamiento, manutención, parking y peajes, kilometraje y otros.
• Resta los anticipos: si la empresa te adelantó dinero, el resultado es lo que queda por cobrar.
• Marca en naranja las comidas pagadas en efectivo: si eres autónomo, no son deducibles.
• Marca en rojo los justificantes en «Falta», para que no se te olvide pedirlos.
• Lista para imprimir: cabe en un A4 horizontal, por si en tu empresa todavía la piden firmada.

Cómo rellenarla bien

1. Una fila por justificante. Si un ticket incluye varias cosas, no lo partas: es más fácil de revisar.
2. Elige la categoría de la lista. Así los totales por categoría salen solos.
3. Indica el proyecto o el cliente en cada gasto. Tu empresa lo agradecerá, y si eres autónomo sabrás cuánto te cuesta cada cliente.
4. Apunta cómo pagaste. Si la empresa pagó directamente (con su tarjeta, por ejemplo), márcalo como «Empresa»: la plantilla no lo suma a lo que te deben.
5. Numera los justificantes en el mismo orden que las filas y adjúntalos.

Si tienes dudas sobre qué justificante vale en cada caso, mira Ticket o factura. Para los importes de las comidas, las dietas exentas de IRPF en 2026, y para el coche, el kilometraje en 2026.

¿Y si no quieres rellenar nada?

Una plantilla ayuda, pero sigues teniendo que teclear cada ticket. Por eso estamos haciendo Rutty: haces una foto al ticket, Rutty lee el comercio, el importe, la fecha y cómo pagaste, y a fin de mes te da la nota de gastos hecha, en PDF con los justificantes o en Excel. Además, te reserva los vuelos, los trenes y los hoteles del viaje, y te busca el coche de alquiler.

Estamos preparando el lanzamiento. Si quieres probarlo, escríbenos y te avisamos.

La plantilla es orientativa. Si tu empresa tiene su propio formato, úsalo y aprovecha la de Rutty para ir apuntando los gastos durante el viaje.