Cómo pedir la factura de tu vuelo o tu tren: Renfe, Iberia, Vueling y Ryanair

Vuelves de un viaje de trabajo, abres la nota de gastos y te das cuenta de que del billete sólo tienes la tarjeta de embarque. Y la tarjeta de embarque no es una factura. Para que tu empresa te lo devuelva o para deducírtelo como autónomo, necesitas la factura del billete, a ser posible con tu NIF o el de la empresa.

Cada compañía lo hace a su manera. Esto es lo que hay que hacer en las más habituales.

Antes de nada: pon los datos fiscales al reservar

El truco que más tiempo ahorra: rellena los datos de facturación (nombre o razón social, NIF y dirección) en el momento de comprar. Casi todas las compañías tienen un apartado para ello en la página de pago, y con algunas, como Ryanair, es la forma más sencilla de conseguirla. Pedirla después suele ser más lento y, a veces, ya no se puede cambiar el titular.

Ten a mano en el móvil:

• Tu NIF o el CIF de la empresa, según a nombre de quién vaya.
• La dirección fiscal, tal como figura en Hacienda.
• El localizador de la reserva y, en avión, el número de billete (13 cifras).

Renfe

• Si compraste con tu usuario de Renfe: entra en tu cuenta, ve a Mis viajes, busca el billete y genera la factura. Las que ya has pedido quedan guardadas en Mis facturas, y puedes descargarlas cuando quieras.
• Requisito: el NIF o CIF tiene que estar en tu perfil. Renfe sólo emite la factura al NIF asociado a la cuenta con la que compraste.
• Si compraste sin usuario, en taquilla o en una máquina: usa el formulario de solicitud de factura de la web de Renfe (apartado Ayuda). Elige «Factura nueva», indica el localizador o el número de billete y adjunta el billete si no lo encuentras.
• El mismo formulario sirve para pedir la factura de los gastos de anulación o de cambio, que muchas veces se olvidan.

Iberia (e Iberia Express)

• Iberia tiene una página propia para facturas: iberia.com/es/facturas. Sirve para los vuelos de Iberia y de Iberia Express.
• Necesitas el número de billete (13 cifras que empiezan por 075) y el nombre y primer apellido tal como aparecen en el billete.
• También puedes pedir la factura de los servicios extra: asiento, maleta facturada o cambios.
• Si tienes cuenta Iberia Plus, la reserva aparece en Mis viajes y desde ahí también puedes llegar a la factura.

Vueling

• Vueling tiene un formulario específico, «Solicita tu factura», en su web de reservas (tickets.vueling.com). También aparece en el detalle de la reserva si entras con tu cuenta.
• Te pide el localizador, los datos fiscales y el correo en el que quieres recibirla. Suele llegar por email en uno o dos días.
• Los servicios extra (maleta, asiento, cambios) van en un formulario aparte, «otros servicios». Si los pagaste, pídelos también.

Ryanair

• La forma más fiable es añadir los datos de IVA en la página de pago, al final, antes de pagar. Con eso Ryanair emite el justificante con tus datos.
• En los vuelos nacionales (dentro de España), las tarifas llevan IVA y Ryanair envía el justificante de IVA por correo. Revisa también la sección de recibos de tu cuenta en su web.
• En los vuelos internacionales no hay IVA en el billete, y Ryanair sólo da el justificante de la reserva. Para el reembolso de tu empresa o para deducirlo en el IRPF suele bastar; lo que no tendrás es IVA que deducir.
• Si se te olvidó poner los datos, entra en la ayuda de Ryanair (sección «Receipts») cuanto antes: después de un tiempo es difícil conseguir que lo cambien.

Si compraste en una agencia o un buscador

Si el billete lo compraste en una agencia de viajes online, la factura te la tiene que dar quien te cobró, es decir, la agencia, no la aerolínea. Búscala en tu área de cliente de la agencia o pídesela a su atención al cliente. En los vuelos nacionales de low cost, algunas agencias te remiten a la aerolínea: en ese caso, usa los formularios de arriba. Para el hotel, el caso de Booking y Airbnb es distinto: te lo contamos en cómo pedir la factura de Booking y Airbnb.

Errores que hacen que no te den la factura

• Esperar al cierre del trimestre. Cuanto más tarde la pides, más difícil es: algunas compañías limitan el plazo o no permiten cambiar el titular a posteriori.
• Un NIF que no coincide. En Renfe, por ejemplo, la factura sólo puede ir al NIF de la cuenta que compró.
• Olvidar los extras. La maleta, el asiento o el cambio de fecha suelen ir en facturas separadas.
• Confundir la tarjeta de embarque o la confirmación con la factura. Sirven para demostrar que viajaste, pero no son un justificante fiscal.

Consejo: cuando te llegue la factura, guárdala junto al resto de gastos de ese viaje y asígnala al cliente o proyecto. A fin de mes lo agradecerás.

Si quieres saber qué justificante necesitas en cada caso, lo explicamos en Ticket o factura. Y si eres autónomo, en qué gastos de viaje puedes deducir.

Los procedimientos de cada compañía cambian a menudo. Si algo no cuadra, revisa la sección de ayuda de su web.