Cómo hacer la nota de gastos de un viaje de trabajo (sin perder tickets)

Qué incluir, qué justificantes guardar y cómo organizarte durante el viaje para que la nota de gastos te lleve diez minutos y no una tarde.

La nota de gastos es esa tarea que nadie quiere hacer: buscar tickets arrugados, recordar qué taxi era de qué cliente y cuadrar importes a fin de mes. Con un poco de método durante el viaje, después es casi automática.

Qué suele incluir una nota de gastos

Cada empresa tiene su formato, pero casi todas piden lo mismo:

Tus datos y el periodo que justificas (normalmente un mes).
El motivo del viaje: cliente, proyecto o evento.
Cada gasto con su fecha, concepto, importe y cómo lo pagaste.
Los justificantes: el ticket o la factura de cada gasto.
El total y, si lo pagaste tú, lo que te tienen que devolver.

Antes del viaje: decide a quién va cada gasto

Si trabajas para varios clientes o proyectos, apunta desde el principio a cuál pertenece el viaje. Es mucho más fácil que reconstruirlo un mes después, y muchas empresas reparten los gastos por proyecto o los repercuten al cliente.

Durante el viaje: el ticket, en el momento

La regla de oro: foto al ticket en cuanto pagas. Un papel se pierde, se borra (los de papel térmico duran poco) o acaba en otra chaqueta. Una foto, no.

Eso sí: la foto no sustituye al papel ante Hacienda, salvo que la hagas con un programa de digitalización homologado por la Agencia Tributaria. Guarda los originales (un sobre por mes basta) y usa la foto como copia para organizarte y por si el ticket se borra.

Taxis y VTC: muchas aplicaciones te envían el recibo por correo; guárdalo en una carpeta.
Comidas: pide el ticket aunque pagues con tarjeta. El extracto del banco no es un justificante válido por sí solo.
Parking y peajes: los pequeños importes son los que más se olvidan.

Consejo: si pagas con tu tarjeta personal, apunta en el momento que es un gasto a reclamar. A fin de mes, distinguir lo personal de lo profesional en el extracto es lo que más tiempo lleva.

Después del viaje: revisa y envía cuanto antes

Cuanto más tarde la haces, más cuesta. Lo ideal es cerrarla al volver de cada viaje o, como mucho, una vez al mes:

Revisa que cada gasto tenga su justificante.
Comprueba que está asignado al cliente o proyecto correcto.
Separa lo que pagó la empresa (tarjeta corporativa) de lo que adelantaste tú.
Envíala con los justificantes adjuntos y anota que está pendiente de reembolso.

Errores que retrasan el reembolso

Faltan justificantes, o son ilegibles.
Gastos fuera de política: por ejemplo, un hotel por encima del máximo que permite tu empresa. Consulta la política antes de reservar.
Mezclar meses: muchas empresas cierran la contabilidad mensualmente y no aceptan gastos de meses anteriores pasado un plazo.

Con los tickets guardados al momento y cada gasto asignado a su proyecto, la nota de gastos deja de ser un problema: es revisar y enviar.