Factura simplificada: qué es, qué debe llevar y cuándo te sirve para deducir

El ticket que te dan en el restaurante, en el taxi o en el parking tiene nombre legal: factura simplificada. Desde 2013 sustituye a los antiguos tickets. Para muchos gastos de viaje es suficiente, pero no para todo. Esto es lo que conviene saber.

Qué es una factura simplificada

Es una factura con menos datos que la completa. La diferencia principal es que no tiene por qué identificar a quien compra: no lleva tu nombre ni tu NIF, salvo que lo pidas.

La regula el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012).

Hasta qué importe se puede usar

• En general, hasta 400 €, IVA incluido.
• Hasta 3.000 €, IVA incluido, en algunos sectores. Muchos son justo los de un viaje de trabajo: hostelería y restauración (hoteles, restaurantes, cafeterías), transporte de personas y equipajes (taxi, autobús, tren), aparcamientos y autopistas de peaje. También el comercio minorista y algunos servicios más, como peluquerías o tintorerías.

Por encima de esos importes, el vendedor tiene que darte una factura completa.

Qué datos debe llevar

• Número y, en su caso, serie.
• Fecha de expedición.
• NIF y nombre o razón social de quien la emite.
• Qué se ha comprado: descripción de los bienes o servicios.
• Tipo de IVA aplicado (o la mención «IVA incluido») y el importe total.

Si un ticket no lleva el NIF del establecimiento, no es una factura simplificada válida. Pasa con algunos comprobantes de datáfono o resguardos de pedido.

¿Te sirve para deducir?

Depende de lo que quieras deducir.

• Para que tu empresa te devuelva el gasto: casi siempre basta. Cada empresa tiene su política; pregunta.
• Para deducir el gasto en el IRPF si eres autónomo: Hacienda pide factura. La simplificada es una factura, pero sin tu NIF es difícil demostrar que el gasto es tuyo y de tu actividad. Pide siempre que incluya tus datos.
• Para deducir el IVA: con un ticket normal, no. Necesitas que la factura simplificada incluya tu NIF y tu domicilio y que la cuota de IVA aparezca desglosada. A esta versión a veces se la llama «simplificada cualificada». También puedes pedir directamente una factura completa.

Cómo pedir que incluya tus datos

• Al pagar: pide «factura con mis datos» o «factura a nombre de la empresa». Lleva tu NIF (o el CIF de la empresa) y la dirección fiscal en el móvil.
• Después: muchos establecimientos la emiten más tarde a partir del ticket, en su web o por correo. No lo dejes para el final del trimestre.
• Hoteles y transporte: suelen tener un apartado de facturación en la reserva. Rellénalo al comprar. Para billetes de avión y tren, mira cómo pedir la factura de tu vuelo o tu tren.

Consejo: guarda el ticket aunque vayas a pedir la factura con tus datos. Si la factura no llega, el ticket es tu único justificante. Y hazle una foto: el papel térmico se borra con los meses.

Cuánto tiempo hay que guardarla

Como cualquier justificante fiscal, en general cuatro años, que es el plazo en que Hacienda puede revisar. Las empresas, seis años por el Código de Comercio. Una foto normal ayuda a organizarte, pero no sustituye al original ante Hacienda salvo que uses un sistema de digitalización homologado.

Si quieres ver la diferencia con la factura completa, lo contamos en Ticket o factura.

Este artículo es informativo. Las normas de facturación tienen matices: si eres autónomo, consulta tu caso con tu asesor o gestoría.